Découvrez comment gagner du temps au téléphone tout en offrant une expérience fluide à vos candidats locataires. Grâce à quelques techniques simples et à l’automatisation de votre parcours de dépôt de dossier en ligne, vous allez alléger votre standard téléphonique et rendre vos candidats plus autonomes.
1. Pourquoi alléger votre standard téléphonique ?
Gagner en efficacité : Moins d’appels non qualifiés, plus de temps pour les candidats sérieux.
Améliorer l’expérience candidat : Un parcours clair et digitalisé, disponible 24 h/24.
Valoriser votre image : Une agence moderne, à l’écoute et réactive.
2. Prérequis technique
Avant de commencer, assurez-vous :
- D’avoir installé un bouton « Déposer ma candidature » sur votre site web.
- Que vos offres de location soient mises à jour et détaillées (photos, descriptif, loyer, conditions, ajout de la mention "ce bien vous intéresse ? Déposer votre candidature en sélectionnant ce bien sur notre site internet votreagence.com.
3. Mettre en place votre message d’accueil téléphonique
3.1 Structure générale
- Accueil chaleureux
- Invitation à consulter le site
- Offre d’assistance pour les candidats déjà engagés
3.2 Exemple de script : Message de pré-qualification
« Bonjour et bienvenue chez [Votre Agence Immobilière] !
Vous recherchez une location ?
Pour gagner du temps, consultez nos offres directement sur : www.votre-agence.com.
Sélectionnez le bien qui vous intéresse, cliquez sur “Déposer ma candidature” et remplissez votre dossier en quelques clics.
Nous étudierons votre demande et reviendrons vers vous sous 48 h.
Si vous avez déjà visité un logement ou déposé votre dossier, restez en ligne, nous allons prendre votre appel.
Merci de votre confiance et à tout de suite ! »
4. Option : basculer en mode message uniquement
Si votre flux d’appels devient trop important, vous pouvez :
- Désactiver temporairement la prise d’appel
- Proposer un message unique invitant tous les prospects à déposer leur dossier en ligne
- Préciser les horaires d’ouverture physique pour les candidats souhaitant un accompagnement en agence
4.1 Exemple de script : Message sans prise d’appel
« Bonjour,
En raison d’un fort afflux de demandes, toutes nos offres de location sont disponibles en ligne sur : www.votre-agence.com.
Pour candidater, sélectionnez une annonce et cliquez sur “Déposer ma candidature”.
Votre dossier sera traité dans les meilleurs délais et nous vous apporterons une réponse rapide.
Notre agence reste ouverte du lundi au vendredi, de 9 h à 12 h et de 14 h à 18 h, pour vous accompagner si besoin.
Merci pour votre appel et à bientôt ! »
5. Personnaliser selon votre contexte
Volume d’appels : si vous avez moins de trafic, conservez un message plus court invitant simplement au dépôt de dossier web.
Ton de l’agence : soyez cohérent avec votre identité de marque (formel, convivial, dynamique).
6. Conseils pour aller plus loin
E-mails automatiques : dès qu’une demande de renseignement est envoyée par un candidat, envoyez un accusé de réception invitant au dépot de dossier sur votre espace locataire